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administrateur
En marge de cette société qui se veut toujours plus rapide et toujours plus indépendante, nos entrepreneurs et dirigeants font des pieds et des mains non seulement pour gérer et stabiliser leur entreprise mais surtout pour garder le contrôle sur celle-ci. L’une des meilleures façons de le faire est le Système d’Information.
Dans notre économie où tout va de plus en plus vite, le Système d’Information (SI) est sans aucun doute un élément clé permettant de positionner les entreprises dans une approche efficace et structurée. Pour autant, ce SI qui nous coûte tellement cher à étudier aujourd’hui, offre de nombreux avantages à ses bénéficiaires ; alors jetons-y un œil et voyons de quoi il en retourne.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, nous devons comprendre ce qu’est réellement un système d’information. En résumé il s’agit de l’élément central d’une entreprise ou d’une organisation qui permet de véhiculer des informations et de communiquer grâce à un ensemble de ressources matérielles, humaines et logicielles. Il permet à lui seul de créer, collecter, stocker, traiter et modifier des données ou des informations sous divers format avec pour seul objectif de restituer la bonne information a la bonne personne et au bon moment.
Visuellement, c’est un amat de matériel incluant serveurs, postes clients, un ou plusieurs réseaux informatiques avec ou sans fil. On peut y inclure aussi les systèmes d’impression, la téléphonie fixe et mobile, les accès internet. Ajoutons à cela un peu d’intelligence, avec les quelques logiciels bureautique ou comptables ; mais aussi des logiciels privés et des systèmes de base de donnée. Pour mettre tout ceci en musique, un service informatique comme le nôtre se chargera de coordonner l’ensemble du système.
Entrons encore plus intimement dans le sujet et intéressons-nous à la place que va occuper votre système d’information dans votre entreprise.
Votre entreprise est constituée d’un ensemble de système interagissant entre eux ; il s’agit de :
- Le système opérant ; il est à la base de toute entreprise et permet la transformation de l’information. C’est avec lui que l’objectif final de restituer l’information est atteint. Il correspond aux différents services de votre entreprise à savoir les commerciaux qui enregistrent leurs commandes, le service de production qui planifie les ordres de fabrication, la comptabilité qui émet les factures, et gère les finances…etc.
- Le système de pilotage ; c’est le sommet de la pyramide qui va contrôler et piloter tous les autres systèmes. C’est donc lui qui fixe les objectifs et prends des décisions. Il s’agit là de vous !
- Entre ces deux systèmes, on retrouve ce fameux système d’information. Il s’occupe de la collecte, du stockage, de la transformation et de la diffusion des données et informations entre les deux systèmes
Ainsi, le flux d’information parvenant au SI de même que le flux physique effectué par le système opérant ne représentent qu’une forme réduite de tous les évènements survenus dans le système opérant et de tous ceux du SI permettant de traiter ces évènements.
Pour mieux comprendre la manière dont l'information circule dans une entreprise, voici l'exemple de ce qui va se passer dans une entreprise commerciale depuis la réponse d’un appel d’offre jusqu’à la facturation du produit.
Etapes :
- Envoi des tarifs
- Acceptation de la proposition concrétisée par un bon de commande.
- Validation du bon de commande si solvabilité du client
- Déclenchement de la livraison, émission d’un bon de livraison
- Facturation du produit
Quel que soit le type d’information rattaché aux actions (étapes), il existe pour chacune des étapes un émetteur et un ou plusieurs récepteurs :
L’envoie des tarifs est effectué par le service marketing au client ; ce même client émet un bon de commande à destination du service marketing. Après validation de ce dernier, l’acceptation du bon de commande est dirigée vers les services comptables, financier et de livraison ; afin de permettre au service de livraison d’émettre le bon à destination du client et du service comptable de l’entreprise. Pour conclure, le service comptable établira la facture du client.
Il s’agit là des différents chemins empruntés par l’information lors de la passation d’une commande. Ainsi, on observe une fluidité de l’information ; qui circule de façon autonome vers son destinateur, accomplissant ainsi la double finalité qui lui est assignée:
Ø une finalité fonctionnelle : le SI est un outil de communication et de coordination entre les différents services et domaines de gestion de l'entreprise. Il doit produire et diffuser des informations nécessaires aux opérations d'une part et aux choix stratégiques et tactiques d'autre part. il a donc un rôle opérationnel et stratégique ; opérationnel quand il se concentre sur des tâches et des procédures de gestion courante et automatisables (comptabilité, gestion, paie, commerciale,…) ; stratégique quand il intervient pour les prises de décisions.
Ø une finalité sociale : celle-ci concerne la vie dans l'entreprise. Le SI doit permettre l'intégration des salariés dans l'entreprise, ceci quel que soit leur niveau dans la hiérarchie ; favoriser la connaissance de l'entreprise et la compréhension des choix stratégiques par l'ensemble du personnel. De plus, il permet de développer un "esprit d'entreprise" chez les salariés en facilitant la diffusion de l'information, une vie sociale et une culture d'entreprise.
Un véritable outil de gestion permettant de contrôler les informations de bout en bout, de coordonner les actions de l’entreprise et de prendre des décisions en conséquence. Alors, que dire de tous ces avantages procurés par le Système d’Information ; allez-vous les oublier ? Pensez dès aujourd’hui à l’installer ou même à mettre à jour votre ancien système peut-être obsolète ou dont les pare-feu de sécurité deviennent faillibles.
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